Gelegentlich gestellte Fragen (FAQs)

Was ist eine Wohnungsverwaltung?

Eine Hausverwaltung für Miethäuser oder -Wohnungen (auch Mietverwaltung oder "Wohnungsverwaltung" genannt) beschäftigt sich im Bereich der Immobilienwirtschaft mit der Verwaltung von vermieteten Wohnhäusern (meist Mehrparteienhäuser), Wohnanlagen, Eigentumswohnungen und Gewerbeobjekten.

Unter "Hausverwalter(in)" versteht man eine selbständige Person, welche eigene oder fremde Häuser und Wohnungen verwaltet. Von der Hausverwaltung wird Fachkompetenz in kaufmännischer und technischer Verwaltung verlangt und das nicht nur im Bereich der Abrechnungen, sondern auch bei der technischen Werterhaltung. Zu den für die Eigentümer offensichtlichen Aufgaben bei der Bewirtschaftung des Hauses gehören zum Beispiel Erstellung von Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung, die Durchführung der Eigentümerversammlung, Rundschreiben und Aushänge, Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen und individuelle Beratung.

Wer benötigt eine Wohnungsverwaltung?

Mit dem Kauf einer Eigentumswohnung wird der neue Besitzer Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Für die richtige Bewirtschaftung des Hauses, in dem sich die Eigentumswohnung befindet, ist eine professionelle Hausverwaltung notwendig.

Eine meiner Eigentumswohnungen steht unter Wasser, wen ruft "mein" Mieter an? Mich oder die Firma? Was ist am Wochenende?

Sollte Ihre Eigentumswohnung unter Wasser stehen, sind Sie als Eigentümer der erste Ansprechpartner für Ihren Mieter, da sich Ihre Wohnung in Ihrem Sondereigentum befindet und Sie der direkte Vertragspartner Ihres Mieters sind. Selbstverständlich stehen wir in einem solchen Notfall aber auch mit Rat und Tat zur Seite. Am Wochenende kann der Mieter einen Notdienst verständigen. Vorzugsweise sollten Sie Ihrem Mieter die Handwerkerliste, die Ihnen Ihr Verwalter überlässt, weiterreichen. Sollte es sich bei dem Wasserschaden um einen Rohrbruch handeln, nehmen wir Ihnen alle Arbeit ab, da hier dann wieder das Gemeinschaftseigentum greift und die Gebäudeversicherung der Gemeinschaft in die Pflicht genommen werden muss.

Welche Leistungen bietet die projecta an?

Einige Dinge lassen sich am Telefon besser klären. Rufen Sie doch einfach unverbindlich an: 0231 462037. Wir sind gerne für Sie da!

Gibt es unterschiedliche Leistungspakete?
Komplizierte Verwaltungen? Verschiedene Wohngebiete? Gartenarbeit?

Wir verwalten Mietobjekte und Wohneigentumsanlagen, Gewerbeobjekte, sowie gemischte Immobilien. Wir haben Erfahrung mit Mietpoolverwaltungen und können Ihnen bei Bedarf auch die Gartenpflege anbieten.

Verwaltet die projecta nur Wohnungen in Dortmund?
Was ist der maximale Radius in dem die Firma agiert?

Die projecta verwaltet Wohnung in Dortmund, Witten, Waltrop, Unna, Kamen, Essen und im Sauerland. Für uns ist es wichtig, in Notfällen schnell bei den jeweiligen Objekten zu sein. Von daher bevorzugen wir Verwaltungen, die innerhalb einer Fahrzeit von ca. 1 Stunde, von uns erreicht werden können.

Wer organisiert einen passablen Winterdienst, wenn ein Teil meiner Mieter schon im Rentenalter oder berufstätig ist?

Den Winterdienst organisieren selbstverständlich wir für Sie. Wir holen jedes Jahr entsprechende Angebote ein und wählen somit den günstigsten und zuverlässigsten Anbieter für Sie aus. Auf Wunsch werden für Gemeinschaften auch Schneepläne erstellt.

Wer ist mein direkter Ansprechpartner als Wohnungseigentümer?

Ihr direkter Ansprechpartner ist der Verwalter Ihres Vertrauens. Im besten Fall, natürlich wir.

Wer ist direkter Ansprechpartner meiner Mieter?

Bei einer Mietverwaltung sind wir es für Sie.
Sollten Sie als Eigentümer Ihre Wohnung in einer Eigentümergemeinschaft vermieten und verwalten Ihr Sondereigentum selbst, sind Sie selbst der direkte Ansprechpartner.

Müssen im Falle einer erfolgreichen Vermietung irgendwelche Provisionen gezahlt werden?

Bei Mietverwaltungen erheben wir bei Vermietungen eine einmalige Pauschale in Höhe von 250,00 €. Diese ist vom Vermieter zu entrichten.
Hinzu kommt dann lediglich eine Gebühr in Höhe von 150,00 € für das inserieren Ihrer Wohnung im Internet, inklusive aller Fotos.

Was sind die Vermieter-Rechte und Pflichten?

Einige Dinge lassen sich am Telefon besser klären. Rufen Sie doch einfach unverbindlich an: 0231 462037. Wir sind gerne für Sie da!

Mit welchen Firmen arbeitet die projecta zusammen?
Welche Kriterien verwendet die projecta bei der Suche Ihrer Handwerker / Kooperationsfirmen?

Die projecta Arbeitet seit Jahren mit ausgesuchten Handwerkern zusammen, deren Preis-Leistungs-Verhältnis anhand von Angeboten ständig mit Konkurrenzanbietern verglichen werden.
Für uns ist es wichtig, dass ein kompetenter Handwerker schnell vor Ort ist und Probleme löst die unvermittelt anfallen.

Sollten Sie sich für eine Verwaltung bei der projecta entscheiden und wünschen, dass aber die Handwerker Ihres Vertrauens beauftragt werden, so sind wir selbstverständlich offen für alle Vorschläge. Sie sind der Eigentümer und bestimmen auf Wunsch, wen wir für Sie beauftragen!

Wie geht man mit schwierigen Mietern / Problemfällen (Ruhestörer / Messis) um? Gibt es einen Notfallplan?

Zunächst einmal sind wir natürlich in solchen Fällen auch auf die Mithilfe der übrigen Bewohner angewiesen.
Im Falle von Ruhestörern wäre es wichtig ein sogenanntes Lärmprotokoll zu führen. Darin wird detailliert aufgeführt, zu welcher Zeit der störende Mieter welchen Lärm, wie lange verursacht hat.
Wir können mit diesen Informationen nicht nur Formgerecht abmahnen, sondern haben im Falle einer Klage auch gleich gerichtsfähiges Material zur Hand.

Wenn ich z.B. die Nebenkostenabrechnung nicht verstehe, gibt es die Möglichkeit Fragen und Probleme mündlich, persönlich zu besprechen?

Jeder Eigentümer und jeder Mieter hat natürlich die Gelegenheit persönlich, mit seinem zuständigen Sachbearbeiter, offene Fragen durchzusprechen. Wichtig ist dafür, dass Sie vorher einen Termin mit uns vereinbaren, damit wir uns für Sie vorbereiten können.
Telefonisch ist das in unseren üblichen Geschäftszeiten jederzeit möglich.

Wenn ich eine Wohnung bei der projecta mieten möchte, was muss ich alles mitbringen? Personalausweis, Schufa-Auskunft...?

Bei der Erstbesichtigung reicht Ihr Erscheinen vollkommen aus.
Sollte Ihnen die Wohnung zusagen, füllen Sie für uns zunächst einmal eine Selbstauskunft aus. In dieser gestatten Sie uns, dass wir bei der Schufa eine zusätzliche Auskunft über Sie einholen können. Sollte diese positiv ausfallen, benötigen wir von Ihnen die letzten drei Gehaltsabrechnungen, sowie eine Kopie Ihres Personalausweises.

Wie lange ist die Kündigungsfrist? Kann ich selbst einen Nachmieter suchen?

Ihre Kündigung muss bis zum dritten Werktag (Achtung: Auch Samstag ist ein Werktag!) eines Monats beim Vermieter eingehen. Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt drei Monate. Wenn Sie also Beispielsweise zum 31.03.2024 kündigen möchten, muss Ihre Kündigung am 04.01.2024 Ihrem Vermieter oder Verwalter vorliegen. Hier kommt es nicht auf das Absendedatum, sondern auf das Posteingangsdatum an.

Wie reagiert die projecta bei Mietschulden?

Zunächst einmal wird der Säumige freundlich aufgefordert innerhalb von 14 Tagen seinen Rückstand zu begleichen. Kommt er dieser Aufforderung nicht nach, erfolgt eine erneute Mahnung mit einem Zahlungsziel von 7 Tagen. Lässt er auch dieses verstreichen, wird die Angelegenheit unverzüglich einem Anwalt übergeben, der die Forderungen beitreibt. Dies kann in einigen Fällen bis zur fristlosen Kündigung führen.
Da wir unser Mieter aber im Vorfeld schon überprüfen und sorgfältig aussuchen, sind wir bisher von Mietnomaden weitgehend verschont geblieben.

Um was muss ich mich als Eigentümer noch selbst kümmern, obwohl ich die projecta zur Verwaltung meiner Objekte beauftragt habe?

Sie können sich als Eigentümer beruhigt zurücklehnen und Ihre gewonnene Freizeit genießen. Sie müssen gegebenenfalls noch bei größeren Baumaßnahmen Rücksprachen mit uns halten. Ansonsten halten wir Ihnen in jeder Hinsicht den Rücken frei.

Wie lang ist die Vertragslaufzeit, wenn ich mich für die projecta entscheiden sollte?

Als Verwalter braucht man drei Jahre um zu zeigen was man kann. Deshalb schließen wir Verträge nur mit einer Laufzeit von mindestens drei Jahren ab.
Aller Anfang ist schwer, denn wir müssen Ihr Objekt erst einmal mit allen Stärken und Schwächen kennenlernen, Basisdaten anlegen und eine Buchungsmaske erstellen.

Bei Eigentümergemeinschaften müssen wir uns zudem mit der Teilung und den gefassten Beschlüssen auseinandersetzen. Spätestens bei der zweiten Eigentümerversammlung würden wir gerne Ihr Gesicht mit dem richtigen Namen in Verbindung bringen. Dann kann ein konstruktives Arbeiten beginnen.

Wenn wir Ihr Vertrauen gewinnen können und einen Vertrag über fünf Jahre abschließen, können wir Ihnen für diesen Zeitraum einen stabilen Preis garantieren.

Eine Bestellung über 5 Jahre ist nicht möglich, hier muss dann wieder ein neuer Vertrag abgeschlossen werden. Bei Mietverwaltungen verlängert sich dieser automatisch, wenn er nicht mit der vereinbarten Kündigungsfrist gekündigt wird.

Wer übernimmt die unangenehme Aufgabe der vorherigen Verwaltung zu kündigen?

Dies ist Aufgabe der Eigentümergemeinschaft. Bei einer Mietverwaltung Aufgabe des Eigentümers dem das Miethaus gehört.

Wie hoch sind die Kosten einer Wohnungsverwaltung in etwa?

Das hängt der Größe Ihres Objektes ab. Sind Stellplätze bzw. Garagen mitzuverwalten? Muss zusätzlich eine Heizkostenabrechnung erstellt werden?

Scheuen Sie sich nicht, ein von uns individuell auf Ihr Objekt abgestimmtes Angebot anzufordern. Das ist für Sie natürlich völlig kostenlos! Rufen Sie uns doch einfach unverbindlich an: 0231 462037.

Werde ich über den Zustand meiner Wohnung(en) unterrichtet?

Bei Mietverwaltungen erhalten Sie von uns vierteljährlich einen kurzen Status über Ihr Objekt.

Darin wird Ihnen mitgeteilt, ob es zu Mieterwechseln gekommen ist, welche Reparaturen ausgeführt wurden und welche Sanierungen in Zukunft anstehen.

Wie oft überprüft die projecta den Zustand meiner Immobilie?

Die Objekte werden in regelmäßigen Abständen abgefahren. Bei Schäden sind wir natürlich sofort zur Stelle!

Wer geht zu einer Eigentümerversammlung?

Die Eigentümerversammlung wird von dem Geschäftsführer und/oder seinem Vertreter sowie einer Protokollführerin abgehalten.

Wie läuft eine Eigentümerversammlung ab?

Wichtig ist, dass fristgerecht eingeladen wird. Die gesetzliche Einladungsfrist beträgt 14 Tage, hier kommt es nicht auf das Absende- sondern auf das Eingangsdatum beim Eigentümer an. Es wird mit der Einladung eine Tagesordnung sowie die Jahresabrechnung und der Wirtschaftsplan versandt. Die Versammlung wird Punkt für Punkt gemäß der Tagesordnung abgehalten. Eine Eigentümerversammlung ist keine öffentliche Veranstaltung, von daher ist es wichtig diese in geschlossenen Räumen abzuhalten. Teilnehmen dürfen nur der Eigentümer selbst und der Verwalter. Vertreten werden kann der Eigentümer nur durch den Verwalter oder einen anderen Miteigentümer. In manchen Teilungserklärungen ist festgelegt, dass der Eigentümer auch durch den Ehegatten oder durch seine Kinder vertreten werden darf. Ist es in der Teilungserklärung verankert, hat dieses natürlich Bestand.

Was passiert, wenn Rennovierungsarbeiten anstehen? Wird das auch von der Verwaltung koordiniert, bzw. werde ich darauf hingewiesen, wenn Bedarf besteht?

Der Verwalter koordiniert alle anstehenden Arbeiten. Bei größeren Maßnahmen werden Sie als Eigentümer selbstverständlich verständigt. Sollte es Ihr Wunsch sein, werden Sie bei allen anstehenden Entscheidungen mit eingebunden.

Kann ich die Kosten der Verwaltung auf die Mieter umlegen?

Die Kosten für die Verwaltung dürfen nur im öffentlich geförderten Wohnungsbau auf die Mieter umgelegt werden.